Evraklarınızı Dijitalleştirin, Süreçleri Kontrol Altına Alın
Gelen, giden ve dahili tüm evraklarınızı tek merkezden yönetin. Kaybolan evraklar, geciken onaylar ve kontrolsüz arşivler tarihe karışsın. Web tabanlı Evrak Takip ve Dijital Arşiv Yönetim Sistemi.
HANGİ SORUNUNUZU ÇÖZÜYORUZ
- Evrakların farklı klasörlerde, e-postalarda veya dolaplarda dağınık durması
- “Bu evrak kimde, hangi aşamada?” sorusunun cevapsız kalması
- Onay süreçlerinin gecikmesi ve takibinin zor olması
- Evrak kaybı, versiyon karmaşası ve kontrolsüz erişim
- Aranan bir belgeye hızlıca ulaşılamaması
Kimler İçin Uygun?
- Evrak trafiği yoğun olan firmalar
- Onay ve imza süreçlerini hızlandırmak isteyen işletmeler
- Fiziksel arşiv yükünden kurtulmak isteyen şirketler
- Uzaktan veya hibrit çalışan ekipler
- Kurumsal düzen ve kontrol arayan firmalar
- Birden çok Lokasyonu bulunan firmalar
SİSTEM NASIL ÇALIŞIR?
- Gelen, giden ve dahili evraklar sisteme dijital olarak kaydedilir
- Evraklar ilgili departman ve kullanıcılara yönlendirilir
- Onay ve imza süreçleri sistem üzerinden ilerler
- Evrakın hangi aşamada olduğu anlık olarak takip edilir
- Tüm işlemler kayıt altına alınır ve arşivlenir
- Yetkili kullanıcılar evraklara dilediği yerden erişir
EVRAK TAKİP – TEMEL YAPI
- Tüm evraklar tek bir dijital arşivde toplanır
- İnternet olan her yerden güvenli erişim sağlanır
- Fiziksel arşiv yükü ortadan kalkar
EVRAK TAKİP ÖZELLİKLERİ
🔹 Genel Özellikler
Gelen, giden ve dahili evraklar tek merkezden yönetilir
Evraklar dijital ortamda birim ve kişiler arasında dolaşır
PDF, Word, Excel, görsel ve diğer dosya türleri desteklenir
Gelişmiş arama ile evraklara saniyeler içinde ulaşılır
Konu, tarih, kişi, departman ve etiket bazlı arama yapılabilir
🔹 Kullanıcı ve Yetkilendirme
Rol bazlı kullanıcı yetkilendirmeleri tanımlanabilir
Departman bazlı erişim ile bilgi güvenliği sağlanır
Onay ve imza süreçleri adım adım kurgulanabilir
Evrak üzerinde yapılan tüm işlemler loglanır
Geçmiş işlemler geriye dönük incelenebilir
🔹 Otomasyon ve Takip
Onay bekleyen veya geciken evraklar için otomatik bildirim gönderilir
Evrak süreçleri takvim üzerinden izlenebilir
Her evrak için otomatik ve benzersiz numara oluşturulur
Evrakın durumu (oluşturuldu, onayda, tamamlandı vb.) anlık takip edilir
🔹 Raporlama ve Analiz
Evrak adetleri ve işlem süreleri raporlanabilir
Kullanıcı ve departman bazlı performans analizleri yapılır
Süreç yoğunluğu grafiksel raporlarla görüntülenir
Raporlar Excel ve PDF formatında dışa aktarılabilir
🔹 Teknik ve Güvenlik Özellikleri
Tüm evraklar güvenli veritabanında saklanır
Otomatik yedekleme ve geri yükleme mekanizması bulunur
SSL destekli şifreli bağlantı ile veri güvenliği sağlanır
Aynı anda çok sayıda kullanıcı sistemi aktif kullanabilir
Mobil uyumlu yapı sayesinde tablet ve telefonlardan erişilebilir
